マンションの管理組合って何をするの？副理事長になったので理事会に参加してきました！

こんな悩みを抱えている人はきっと多いはず。

私もそうでした。

私が購入したマンションでは、入居前に

輪番制なので、この順番で管理組合の役員をやってもらいますねー

との案内があったので、だいたい自分がいつ役員になるかは把握していました。

が、しかし！

• 役員が何をしているのか？
• 役員になったら何をするのか？

お恥ずかしながらそんなことはまったく知らず。。。

無知なまま任期を迎えてしまったわけです。

まったくの無知状態で理事会に臨んできましたが、後学のために記事として残しておこうと思います。

管理組合とはなんぞや？

といった事前知識に関してはSUUMOなどで詳しく説明されているので、本記事では割愛しますね！

前年度の総会に出席を求められる

私のマンションでも他のマンションと同様に年に1回通常総会というものが行われています。

自宅から少し離れたところで開催されていたことや、スケジュールの都合により、私はこれまで参加したことがありませんでした。

ただ、今回は案内に

あなたは次年度の役員です
総会後に役職を決めるので出席してください

といった内容が書かれていました。

しかし、今回もスケジュールが合わず。。。

申し訳ない気持ちを多少は抱えながらも「欠席」に〇をつけて提出しました。

前年度総会後、副理事長になったことを知らされる

前年度の総会後、ポストに入っていた書面にて、自分が副理事長に任命されたことを知りました。

立候補で決まらなかった役職については出席者、欠席者全員であみだくじをしたんだとか。

何も経験がない私が副理事長になって大丈夫？と思いながら、

その気持ちで次の案内を待つことにしました。

理事会の案内が急に届いた

副理事長に選任された通達があってから約1か月後…

次の案内が届きました。

内容を確認すると

今週水曜日に理事会を行うので参加してください
ps.遅れての参加や、お子様連れでもOKですよ

といった内容でした。

案内を見たときの私は

といった感じ。

後から思うに、総会後の話し合いで次回理事会の日程が仮決定されていて、ポストに届いたのはそのリマインド。

なので、総会後の話し合いに出席していた人からすれば急な案内でもなかったんだろうなーと。

当然、ド平日の予定が空いているわけもなく…

ってな気持ちで参加することにしました。

第一回理事会に参加

そうして迎えた理事会当日。

仕事をなんとか終わらせて帰宅したところ、約10分遅れでの参加となりました。

お子様連れの参加者もいるんだろうなーとか、軽い気持ちでドアを開けると、そこにはシーンと張りつめた真面目な空気が。。。

もちろん、参加者全員の視線が私に向けられ、「お前は誰だ？」の雰囲気に…！

住居番号、名前などを説明し、気持ち小さくなって空いてる席に着きました。

配布されている資料には本日の議題が書かれており、理事会は管理会社の方々が内容を説明してくださる感じで進んでいきました。

議事内容としては

• 会計報告
• 清掃、設備点検について
• 今期の事業計画と進捗報告
• マンション内のイベントについて

などでした。

会計報告では

とか、そんな感じ。

資料を見て

管理費を半年も滞納してる人いるんだ！？

とビックリしましたね…！

清掃、設備点検については

といった内容の報告。

設備点検系は結構エレベーター内に日程が貼り出されたりしていたので、「ふむふむ、あれか…」といった感じ。

今期の事業計画と進捗報告については

といった内容の報告。

ここでは「マンションの修繕ってそんなにお金かかるの！？」と思ったり。。。

自分たちが毎月なんとなく支払っている管理費の使い道が分かったりして、もう少し共用設備大切に扱おう…と思ったりしましたね。(笑)

マンション内のイベントについては

うちのマンションにはまだ小さいお子さんも結構住んでいることもあってか、管理会社の方々がいろいろ企画してくださっていて、夏には七夕の短冊を飾ったり、冬にはクリスマスツリーの飾りつけをしたり…

そういった内容のちょっとほんわかするお話で締めくくりとなりました。

最後に、今後の理事会のスケジュールを仮決定して、第一回の理事会は終了となりました。

第二回理事会に参加

第一回理事会の最後に次回の日時を決めていたこともあり、第二回理事会はスケジュールを空けて開始から参加することができました。

ただ、第一回に比べて参加者は減っていました。

理事の半数が出席していないと理事会として成立しないようですが、なんとかギリギリ半数の出席があり成立！

この日も議題としては第一回と同じような内容。

収支報告を見て「いち、じゅう、ひゃく、せん、、、マンション維持費かかりすぎぃ…！！！」とか考えていました。(笑)

第二回にもなると発言する理事の方がだいたい固定されてきて、

など、結構言いにくいけど言いたいことを言ってくれる人がいてくれて助かっています。

私のマンションの場合だと

• 管理費滞納している人のこと
• 共用部の故障している設備が一向に直らないこと
• 植栽の関係で近隣住民から苦情が来ていること

などなど、理事会に参加していなかったらあまり触れる機会がないような議題についても住民側と管理会社側で意見をすり合わせて今後に向けた話し合いができている気がしています。

そんな感じで第二回理事会も1時間程度で終了。

次回のスケジュールを借り決定してお開きとなりました。

副理事長の初仕事！？理事会議事の承認

第二回理事会から数日経ったある日、ポストに理事会の議事が投函されていました。

これは

理事会でこういう話をしました

というのを他の居住者に配布する前の議事録。

この議事録で配布していいですか？漏れありませんか？

といったもの。

理事長と副理事長が承認して初めて全住居に配布されます。

内容を一通り確認し、承認の署名や捺印を行い期日内に返却しました。

第三回理事会に参加

顔ぶれは第二回とほぼ同じでしたね。

役員の中でも

• 積極的に発言して参加するタイプ
• 参加するけど見守るタイプ
• 参加しないタイプ

がハッキリしてきたように思います。

私は基本的には見守りスタンス。

だいたい聞きたいことは発言タイプの人が聞いてくれるので、勝手に解決できています。(笑)

この日は初めてお子様連れの方がいらっしゃいました。

3歳くらいの子かな？

マンションの談話室的なところで理事会は開催されているので、横の方のソファで遊んでたり、飽きたらパパの膝に座りに来たり…

難しい話で眠くなったときは、子どもを見て癒されていました。(笑)

第四回理事会に参加

この日もギリギリ半数の理事が参加していたことにより、理事会が成立しました。

途中、遅れて参加された方が数名。

この日は機械式駐車場の改修工事について業者の方からの説明がありました。

機械式駐車場は自動で動いてくれていますが、安全のためにセンサ類がたーっくさん組み込まれているんだとか。

たとえば、

• 入庫車がはみ出ていないか
• 利用者が危険な場所に立っていないか
• これらの場合に鳴らすブザー

などなど。

これらは経年劣化していく部品なので、定期的に付け替える必要があります。

部品の総数にすると1基につき60個以上！

それも、専門スタッフでないと付け替えできないものもあるため、本社からヘルプを呼ばないといけないとかなんとか…。

でもでも、センサ類が誤動作すると人命にも関わる事態になりかねないので、定期的な改修工事は避けて通れない。

これらの説明や見積もりをいただき、

総会で決議するためにはもう少しこの情報が欲しい

とかの意見交換をしました。

第五回理事会の予定

現在は任期真っ只中。

次回、第五回理事会が開催される予定となっています。

理事会としては次回がラストということで、総会に向けての議題をまとめる回になると聞いています。

副理事長として理事会に参加してみて…

これまであまり理事会の議事録にも目を通していなかった私ですが、理事会に参加するようになって初めて自身が購入したマンションのことについて、もっと知るべきだと実感しました。

理事会自体も年に数回なので大した負担ではなく、納めている管理費や修繕積立金の使い道が知れたり、管理会社の仕事ぶりを知れたりするので勉強になるなーと感じています。

副理事長という立場についても、特にコレといった仕事はなく、今のところ理事会議事の承認だけなので、名前がちょっと大げさなだけの役職って感じです。

理事長になると管理費の口座管理や管理会社とのパイプ役などを請け負わないといけないらしく、結構負担になるそうなので、副理事長で良かった～と思っています。

まずは今期の理事会を無事に終えることを目指してあと数回、活動してきます！